Меню Закрыть

Раздел: Электронный журнал

Как создать запись

Для того, чтобы создать запись клиента необходимо нажать правой кнопкой мыши на выбранном участке хронометража и выбрать пункт «Добавить запись на выбранный промежуток времени.» После чего появится карточка создания записи.

Окно создания записи

Изначально пустое окно состоит из блоков:

Фото, ФИО и телефон клиента (1). Здесь Вы выбираете уже существующий в клиентской базе контакт или создаете новый. При создании нового клиента формат номера телефона: 79001122345

Информация о клиенте (2). Краткая, но важная информация о клиенте: количество визитов за всё время, а также средний чек.

Баланс и скидка: Каждый раз, когда клиент оплачивает Ваши услуги, на его баланс начисляется сумма, которая в последствии может влиять на размер скидки или дисконта. Скидка может начисляться и вручную.

Отправить SMS (3). Клиенту можно отправить SMS сообщение, например, с напоминанием или подтверждением записи.

Мастер (4). Мастер выбирается автоматически, в зависимости от того, какую область в журнале Вы выбрали. Сменить мастера можно кликнув в соответствующее поле или кнопку рядом.

Время (5). Здесь указано время, в рамках которого была создана запись. Время можно изменить нажав на соответствующее поле, после чего откроется область редактирования времени.

После того, как Вы выбрали нужного клиента окно создания записи расширится. Добавится область создания списка услуг и товаров.

Услуги и товары (1). При нажатии на одну из кнопок, откроется соответствующий список. Например, нажав на кнопку «добавить услугу» откроется список услуг, где Вы выбираете интересующий Вас пункт.

Удаление и редактирование услуги (2). Если добавленную в список услугу необходимо удалить, просто нажмите на кнопку «Удалить».

Редактировать услугу можно, открыв ее свойства. Для этого дважды кликните на интересующую Вас строку. Цифровые значения можно менять и непосредственно в таблице. Выбрал нужное поле и кликнув на него еще раз.

Комментарий (3). Ниже находится поле ввода комментария. Комментарий будет виден в поле созданной записи.

Итого: (4). Сумма всех введенных услуг и товаров с учетом скидок.

Сохранить/Закрыть (5). Кнопка «Сохранить» закроет окно, сохранив все изменения. Кнопка «Закрыть» говорит сама за себя, изменения не будут сохранены.

Клиент пришел (6). При нажатии на кнопку «клиент пришел», откроется дополнительное поле. Здесь Вы можете выбрать тип платежа, которым рассчитался клиент и ввести сумму платежа. После оплаты клиентом услуг, ставится галочка «Клиент оплатил», и при сохранении оплаченная сумма спишется в Вашу кассу, клиент пополнит свой «баланс», а сотрудник получит установленный процент.

Если клиент не оплатил или оплатил частично, это тоже можно отметить, после чего клиенту будет зафиксирован долг. Эту опцию можно настроить в настройках программы.

Учтите, что после «оплаты» и сохранения, значения уже не могут быть изменены.

Добавить нового клиента. Если клиент новый и в базе его нет, достаточно просто написать его имя (желательно и телефон) и нажать на кнопку «Добавить в базу клиентов». Контакт появится в списке клиентов, где в последующем его можно будет редактировать (дополнить).

Поиск клиента

Как только Вы открыли окно создания записи, в первую очередь нужно выбрать клиента. Если его контакт уже существует в Вашей клиентской базе, тогда найти его можно следующими способами:

Открыть список клиентов, дважды кликнув на поле «ФИО клиента» или нажав на кнопку правее. И выбрать контакт в списке.

Вариант проще: использовать умный поиск. Достаточно ввести часть имени, фамилии или цифры номера телефона клиента и Вам будут предложены варианты.

Блокировка

При необходимости выбранное в журнале время можно заблокировать, во избежание не нужных записей. Просто выберите нужный отрезок времени, нажмите правую кнопку мыши и выберите пункт «Блокировка».

Если дважды кликнуть на созданное окно блокировки, то можно ввести комментарий, например, причину блокировки. Также это можно сделать и путем нажатия на окно правой кнопкой мыши.

Предварительная запись

Чтобы создать предварительную запись, создайте обычную запись, выберите клиента и не добавляя никаких услуг и товаров, сохраните запись. В окне записи появится комментарий «Предварительная запись».

Работа с журналом

Мастера. В зависимости от того, сколько мастеров работают (по графику работы) в выбранный день, на столько колонок и разделится журнал. В каждой колонке Вы можете увидеть имя и должность работающего мастера. При создании записи в журнале, запись будет присвоена мастеру соответствующей колонки.

Изменение записи. После создания и сохранения записи ее можно редактировать. Для этого дважды кликните на запись левой кнопкой мыши и откроется окно записи, где можно изменить любые данные: услуги, время, клиента, мастера и тд. Редактировать запись можно и правым нажатием кнопки мыши. Таким образом можно удалить запись или посмотреть некоторые данные.

При условии, что кнопка «Клиент оплатил» не была активирована. 

Перемещение записи. Изменить время записи можно и более простым способом. Просто зажмите левую кнопку мыши на верхней границе созданной записи и переместите на нужное место. Таким же образом можно изменить отрезок времени, зажав кнопку мыши на нижней границе записи.

Отправка SMS. Нажав на значок в правом верхнем углу созданной записи, можно быстро отправить СМС сообщение данному клиенту.

Хронометраж и интервал времени. Журнал разделен на временные отрезки, которые можно регулировать по необходимости, изменяя интервал от 5 до 60 минут. По умолчанию выставлено значение 15 минут.

Календарь. Справа вверху установлен календарь, здесь Вы можете переключиться на нужный день, если, например, необходимо записать клиента на следующую неделю. Дни, в которых уже существуют записи выделяются цветом.

Быстро перейти к сегодняшнему дню можно нажав на кнопку «Выбрать сегодняшний день».

Фильтр наличия записей. Ниже, под календарем расположен блок «Фильтр наличия записей». Здесь Вы можете настроить список мастеров, записи которых будут выделяться цветом в календаре. Чтобы настроить список выберите нужных мастеров с помощью галочек, и Вы увидите в какие дни у выбранных мастеров есть записи. Если Вам не нужен весь список мастеров, нажмите на кнопку «Настройки фильтра» и снимите галочку с пункта «Отображать всех мастеров». Нажмите кнопку «Обновить», расположенную прямо под календарем и  тогда будут показаны только те мастера, которые работают в выбранный в календаре день. При необходимости этот блок можно скрыть в настройках программы.

Вид записи. Отображаемый текст в окне записи журнала можно изменить через настройки. Услуги и товары можно разместить как через запятую, так и в столбик; можно добавить время записи или убрать какую-то информацию и тд.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.